Ještě před několika lety většině firem stačilo několik základních nástrojů. E-mail, jednoduchý kalendář, tabulky v Excelu a pár samostatných aplikací pro jednotlivé části firmy.
Dnes je situace úplně jiná.
Firmy běžně používají CRM systém, projektové řízení, firemní chat, cloudové úložiště, online meetingy, digitální podpisy, účetní software, mobilní aplikace nebo různé automatizační nástroje. Každá část firmy často funguje v jiném systému a zaměstnanci během dne neustále přepínají mezi několika aplikacemi zároveň.
Na první pohled to nemusí působit jako problém. Postupně ale začne být čím dál složitější udržet v celé firmě pořádek, návaznost a přehled.
Informace o zákazníkovi jsou v CRM, komunikace v e-mailu, dokumenty na cloudu, smlouvy v jiné službě, úkoly v projektovém systému a interní domluva ve firemním chatu. Ve chvíli, kdy někdo potřebuje rychle dohledat kompletní historii projektu nebo zákazníka, začíná nekonečné hledání napříč několika různými nástroji.
Právě proto dnes stále více firem hledá cestu, jak většinu důležitých procesů sjednotit do jednoho prostředí.
Moderní CRM nebo ERP systém už dávno neslouží pouze jako databáze kontaktů nebo evidence zakázek. Stává se centrem každodenního fungování firmy. Místem, kde obchod navazuje na projekty, komunikace na dokumenty a dokumenty na další procesy uvnitř firmy.
Cílem není mít co nejvíce funkcí. Důležité je, aby vše fungovalo přirozeně a zaměstnanci nemuseli během práce neustále odbíhat do dalších aplikací.
Dnes už je běžné, že firmy chtějí v jednom systému řešit obchodní komunikaci, správu projektů, interní chat, dokumenty, smlouvy, plánování meetingů nebo digitální podepisování. Stejně důležité je také propojení s dalšími službami, které firma používá.
Prakticky jakákoliv moderní aplikace, která nabízí API rozhraní, může být dnes propojena s firemním systémem tak, aby se informace automaticky synchronizovaly a uživatelé nemuseli stejné údaje zapisovat opakovaně na několika různých místech.
Díky tomu může firma pracovat výrazně přehledněji. Zaměstnanci mají vše potřebné neustále po ruce a mohou se soustředit na práci místo neustálého hledání informací nebo přepínání mezi nástroji.
Velkou roli dnes hraje také jednoduchost. Systém může obsahovat desítky funkcí, ale pokud je nepřehledný nebo komplikovaný, lidé ho přestanou používat. Moderní firemní prostředí proto musí být rychlé, intuitivní a dostupné odkudkoliv — z kanceláře, z domu i z mobilu.
Každá firma navíc funguje trochu jinak. Někdo potřebuje jednoduché CRM pro obchodní tým, jiný komplexní systém propojený s výrobou, skladem, dokumenty nebo mobilní aplikací. Proto stále více firem hledá řešení, které se dokáže přizpůsobit jejich fungování místo toho, aby se firma musela přizpůsobovat omezením hotového systému.
Trend posledních let je poměrně jasný. Firmy postupně opouští desítky oddělených aplikací a hledají jedno propojené prostředí, kde mají vše důležité na jednom místě — od prvního kontaktu se zákazníkem až po finální podepsání smlouvy.